Privacy.

1Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

Thomas Möbius
Geschwister-Scholl-Str. 4
04808 Wurzen
Duitsland

E-mail: info@theofac.com

Er is geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen, omdat niet aan de wettelijke voorwaarden daarvoor wordt voldaan.

2Het belangrijkste in het kort

OFAC slaat agenda, diensten, werktijden, beloning en instellingen lokaal op je apparaat op. De aanbieder exploiteert hiervoor geen OFAC-gebruikersaccount en ontvangt deze inhoud niet.

Als je Google Drive koppelt en een back-up start, draagt OFAC een op het apparaat al versleuteld back-upbestand over naar je Google-account. Een aanvullend ingeschakeld schema voert deze back-up automatisch uit. Google ontvangt daarbij ook verbindings- en bestandsmetagegevens. De systeemback-up van Android blijft daarvan onafhankelijk uitgeschakeld.

Er is geen advertentie- of gebruiksanalyse-SDK en geen actieve externe dienst voor crashrapporten. Exports en afdrukken geef je zelf door aan een bestemming naar keuze. Op de website ontstaan technische toegangsgegevens; details staan in sectie 3.

ICS-agenda-import: een ICS-bestand dat je in het bestandsdialoogvenster van Android selecteert, wordt uitsluitend op het apparaat gelezen en gecontroleerd. OFAC uploadt het bestand niet naar een OFAC-server en benadert hiervoor niet de systeemagenda van Android.

3Gebruik van deze website

Toegangsgegevens

Bij het bezoeken van theofac.com verwerkt de webserver automatisch de gegevens die je browser verzendt: IP-adres, datum en tijdstip van de toegang, de opgevraagde pagina, de eerder bezochte pagina, browsertype en -versie en het besturingssysteem.

Deze verwerking is technisch noodzakelijk om de pagina te leveren en de werking te beveiligen, bijvoorbeeld tegen aanvallen en overbelasting. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f) AVG; het gerechtvaardigde belang bestaat in de stabiele en veilige beschikbaarstelling van de website. De gegevens worden niet met andere gegevensbronnen samengevoegd en niet geanalyseerd om individuele personen te identificeren. De serverlogs worden uiterlijk na 14 dagen verwijderd.

Hosting

De website draait op een dedicated virtuele server die de verwerkingsverantwoordelijke zelf exploiteert en configureert. De serverlogs staan uitsluitend op deze server.

De onderliggende infrastructuur wordt geleverd door

netcup GmbH
Emmy-Noether-Straße 10
76131 Karlsruhe

als verwerker op basis van een overeenkomst conform art. 28 AVG. De server bevindt zich binnen de Europese Unie. Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.

Cookies en bereikmeting

Deze website gebruikt geen analyse-, marketing- of trackingcookies en integreert geen externe lettertypen, kaarten, video’s of andere inhoud van derden. Een toestemmingsverzoek is daarom niet nodig.

Voor de uitdrukkelijk gekozen websitetaal wordt de technisch noodzakelijke cookie ofac_language opgeslagen. Na bevestiging van de cookie-informatie wordt bovendien ofac_cookie_notice opgeslagen. Beide bevatten alleen de betreffende instelling, gelden voor de gehele website, hebben een maximale levensduur van twaalf maanden en worden niet gebruikt voor analyse, marketing of tracking.

Contact opnemen

Als je ons een e-mail stuurt, verwerken we je gegevens uitsluitend om je verzoek af te handelen. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b) AVG als het verzoek een overeenkomst betreft, anders art. 6, lid 1, onder f) AVG. Je bericht wordt verwijderd zodra het niet meer nodig is en er geen wettelijke bewaartermijnen aan in de weg staan.

Supportformulier en supporttickets

Als je het supportformulier op theofac.com gebruikt, verwerkt de server de door jou ingevoerde gegevens om je aanvraag af te handelen: naam, e-mailadres, categorie, onderwerp, bericht en de gekozen formuliertaal. Optioneel kun je maximaal twee screenshots in JPEG- of PNG-formaat bijvoegen, elk van maximaal 5 MB.

Naam en e-mailadres worden vóór het schrijven naar de supportdatabase versleuteld met een public-key-“sealed box”. De openbare website bezit alleen de versleutelingssleutel en kan deze waarden daarna niet zelf ontsleutelen. Voor het herkennen van het e-mailadres wordt bovendien een niet-herleidbare HMAC-blindindex opgeslagen. Berichttekst, onderwerp, categorie, ticketstatus en technische metagegevens van bijlagen worden opgeslagen voor de afhandeling van het dossier. Bijlagen staan onder willekeurige bestandsnamen met beperkte bestandsrechten buiten de openbaar toegankelijke webmap.

Als bescherming tegen misbruik gebruikt het supportsysteem op HMAC gebaseerde, niet-herleidbare hashwaarden van het client-IP-adres en de ingekorte user-agent, evenals kortlevende formulier-nonces en snelheidsbeperkingen. Het onbewerkte IP-adres kan hiervan onafhankelijk voorkomen in de in deze sectie beschreven webserverlogs. Foutlogs van het supporteindpunt zijn zo ontworpen dat berichtinhoud, e-mailadressen en IP-adressen in leesbare vorm niet worden vastgelegd.

Voor de statuspagina wordt een willekeurig toegangstoken aangemaakt. Op de server wordt alleen de SHA-256-hash ervan opgeslagen; de technische toegang verloopt na 365 dagen en bij een gesloten aanvraag al 30 dagen na de sluiting. De link met aanvraagnummer en token wordt naar het opgegeven e-mailadres gestuurd en moet vertrouwelijk worden behandeld. Het verlopen van de link verwijdert de ticketinhoud niet; een supportaanvraag wordt echter zes maanden na de sluiting automatisch verwijderd, samen met alle berichten, interne notities en bijlagen. Niet-gesloten aanvragen blijven opgeslagen tot ze worden gesloten.

De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder b) AVG, voor zover de aanvraag het gebruik of de levering van OFAC betreft, anders art. 6, lid 1, onder f) AVG. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het beantwoorden van supportaanvragen en in de veilige en tegen misbruik bestendige werking van het supportsysteem.

Supportaanvragen per e-mail

Als je rechtstreeks naar support@theofac.com schrijft, maken we ook van je bericht een aanvraag aan en verwerken we de daarin vervatte gegevens zoals hierboven beschreven; naam en e-mailadres worden op dezelfde manier versleuteld opgeslagen en afbeeldingen in JPEG- of PNG-formaat worden als bijlage overgenomen. De rechtsgrond is art. 6, lid 1, onder f) AVG, bij aanvragen die verband houden met een overeenkomst art. 6, lid 1, onder b) AVG. Antwoorden op een support-e-mail wijzen we aan de hand van het aanvraagnummer toe aan de bestaande aanvraag. Berichten die onze mailserver als spam aanmerkt, worden geen aanvragen; ze worden versleuteld tijdelijk bewaard, uiterlijk na 30 dagen automatisch verwijderd en alleen verder verwerkt als de beoordeling een vergissing blijkt. Ook aanvragen die uit een e-mail zijn ontstaan, verwijderen we zes maanden na de sluiting.

4Welke gegevens de app op je apparaat verwerkt

Je beslist zelf welke gegevens je in OFAC invoert. Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen dat zijn:

Dienst- en ploegenplanning Diensten, dienstpatronen en rotaties, diensttijden, koppelingen aan kalenderdagen.

Afspraken en agenda-items Titel, beschrijving, notities, locatie, datum en tijd, categorieën en kleuren, herinneringstijdstippen.

Werktijden en urenregistratie Geregistreerde werk- en pauzetijden, vergelijkingen tussen gepland en werkelijk, overuren, correcties van afzonderlijke dagen.

Beloningsgerelateerde gegevens Voor zover je deze functies gebruikt: uurtarieven, toeslagen en bonusregelingen en de daaruit berekende overzichten.

Afwezigheden Gegevens over vakantie, compensatieverlof of ziektedagen, voor zover je die invoert.

Instellingen en ontgrendeling Gekozen land en regio voor de optionele berekening van feestdagen, weergave- en thema-instellingen, taal, herinneringsinstellingen, status van voltooide installatiestappen en de lokaal opgeslagen ontgrendelingsstatus van de appfuncties.

Opmerking over bijzonder gevoelige gegevens

Items over ziektedagen en vrije tekst zoals “Doktersafspraak” kunnen gezondheidsgegevens zijn in de zin van art. 9 AVG. Deze gegevens worden lokaal verwerkt. Als je een back-up maakt, kunnen ze in de versleutelde back-upinhoud zitten; bij export of afdrukken kunnen ze in leesbare vorm worden uitgevoerd. Houd hier toch rekening mee wanneer je back-ups of exportbestanden maakt en deelt (zie sectie 8).

ICS-import en technische herkomstgegevens

Na een bevestigde ICS-import slaat OFAC naast de geselecteerde agenda-items technische herkomstinformatie op in de versleutelde lokale database. Daartoe behoren een importverwerkings-ID met tijdstip en resultatenteller, evenals technische herkomst-ID’s en controle-vingerafdrukken van de geïmporteerde items. Deze gegevens dienen uitsluitend om ongewijzigde herhaalde imports, lokale wijzigingen en eerder lokaal verwijderde importitems te herkennen. De herkomstinformatie van een geïmporteerd item kan na de lokale verwijdering ervan blijven bestaan en wordt pas samen met de lokale appgegevens verwijderd. Ze maakt deel uit van een databaseback-up van OFAC.

5Doeleinden en rechtsgronden van het appgebruik

De verwerking op je apparaat dient uitsluitend om de door jou gevraagde appfuncties te leveren: het plannen van diensten en afspraken, het registreren en analyseren van werktijden en het herinneren aan aanstaande gebeurtenissen.

Voor zover de verwerking onder de reikwijdte van de AVG valt, is ze gebaseerd op art. 6, lid 1, onder b) AVG (uitvoering van de gebruiksovereenkomst over het beschikbaar stellen van de app). Als je vrijwillig gegevens volgens art. 9 AVG invoert, bijvoorbeeld ziektedagen, gebeurt dit op grond van art. 9, lid 2, onder a) AVG door je eigen invoer.

Als je OFAC uitsluitend voor persoonlijke doeleinden gebruikt, is voor jou als gebruiker doorgaans de uitzondering voor huishoudelijk gebruik van art. 2, lid 2, onder c) AVG van toepassing. Gebruik je de app daarentegen zakelijk om gegevens van andere personen te plannen, bijvoorbeeld als leidinggevende, dan ben jij zelf verantwoordelijk voor die verwerking in de zin van de gegevensbescherming.

6Opslag, beveiliging en bewaartermijn in de app

Je gegevens worden opgeslagen in een lokale database binnen het beschermde, app-eigen opslaggebied van je apparaat. Om deze gegevens te beschermen past OFAC de volgende maatregelen toe:

• Versleutelde database: de database is met SQLCipher versleuteld met AES-256.
• Sleutelbeheer: een sleutel in de Android Keystore beschermt de databasepassphrase, die apart in de privéopslag van de app staat. Hardwarematige bescherming hangt af van het apparaat. De aanbieder ontvangt noch sleutel noch passphrase.
• App-sandbox: andere apps hebben geen toegang tot dit opslaggebied.
• Geen onversleuteld netwerkverkeer: de app is zo geconfigureerd dat onversleutelde verbindingen door het systeem worden geblokkeerd.

De gegevens blijven opgeslagen totdat je ze zelf verwijdert. Daarvoor heb je drie mogelijkheden:

• afzonderlijke items in de app verwijderen,
• de lokale gegevens volledig resetten met de functie “Lokale gegevens verwijderen” in de instellingen,
• de app verwijderen of de appgegevens wissen in de Android-instellingen onder “Apps → OFAC → Opslag”.

Herstel door de aanbieder is niet mogelijk en niet bedoeld.

7Machtigingen en toegang tot het apparaat

OFAC vraagt alleen de machtigingen aan die voor de betreffende functie strikt noodzakelijk zijn:

Meldingen (POST_NOTIFICATIONS) Nodig om je aan diensten en afspraken te herinneren. De meldingen worden volledig lokaal op je apparaat aangemaakt. Verzending via pushdiensten vindt niet plaats. Je kunt de machtiging op elk moment intrekken in de Android-instellingen; herinneringen vervallen dan.

Exacte alarmen (USE_EXACT_ALARM, op Android 12 en 12L SCHEDULE_EXACT_ALARM) Nodig zodat herinneringen op het gewenste tijdstip en niet vertraagd worden geactiveerd. Dit is vooral relevant voor herinneringen aan het begin van een dienst. Daarbij worden geen gegevens verzonden.

Ontvangst van het opstarten van het systeem (RECEIVE_BOOT_COMPLETED) Na een herstart van het apparaat gaan geplande alarmen systeemgebonden verloren. OFAC gebruikt deze machtiging uitsluitend om door jou al geactiveerde herinneringen opnieuw in te plannen. Daarbij worden geen gegevens verzameld, uitgelezen of verzonden.

Bestandskeuze voor import, back-up, export en afdrukken OFAC gebruikt het Storage Access Framework van Android. Voor de ICS-import wordt uitsluitend het bestand gelezen dat je in de systeemkiezer hebt geselecteerd. Voor back-up, export en afdrukken wordt alleen toegang verleend tot het bestand of de map die je zelf aanwijst, en alleen in het kader van de betreffende handeling. Een algemene opslagmachtiging wordt niet aangevraagd.

OFAC vraagt geen toegang aan tot locatie, contacten, camera, microfoon, telefoonstatus of de systeemagenda.

Internet (INTERNET) De technische machtiging staat in het manifest en wordt zonder dialoogvenster tijdens runtime verleend. Ze maakt met name de door jou geactiveerde Google Drive-back-up mogelijk. De voorbereide OFAC-configuratieadapter heeft geen productieve aanroeper; een adapter voor de feestdagenversie is niet opgenomen. De berekening van feestdagen gebeurt lokaal.

8ICS-import, lokale back-up, export en afdrukken

ICS-agenda-import

OFAC leest een ICS-bestand pas na je uitdrukkelijke keuze via de systeemkiezer van Android. Het bestand wordt lokaal gelezen binnen de geïmplementeerde grootte- en veiligheidsgrenzen, structureel gecontroleerd en als voorbeeld verwerkt. Externe URL’s, bijlagen of andere in het ICS-bestand genoemde inhoud worden niet geladen of uitgevoerd. Gegevens die niet kunnen worden weergegeven, zoals deelnemers, organisator, bijlagen en bepaalde vrijetekstvelden, worden niet in OFAC overgenomen.

Pas na je definitieve bevestiging worden geselecteerde agenda-items en de in sectie 4 beschreven technische herkomstgegevens naar de versleutelde lokale database geschreven. Bij het verlaten van een nog niet bevestigde import wordt het voorbeeld verworpen; het geselecteerde bronbestand wordt niet als blijvende kopie in OFAC opgeslagen. Een upload naar OFAC vindt niet plaats.

Lokale back-up, export en afdrukken

Een lokale OFAC-back-up wordt eerst in de privéopslag van de app gemaakt. Met de download sla je een extra kopie op op een zelfgekozen plek. Beide bestanden zijn versleuteld met je back-upwachtwoord. Het wachtwoord van een handmatige lokale back-up wordt niet blijvend opgeslagen. Zonder dit wachtwoord is herstel niet mogelijk.

ICS-, CSV- en JSON-exports en afdrukken worden niet beschermd door de back-upversleuteling van OFAC. Ze kunnen persoonsgegevens in leesbare vorm bevatten. Kies je een andere dienst als opslag- of doorgiftebestemming, dan verwerkt die dienst de doorgegeven bestanden volgens haar eigen voorwaarden.

Extern opgeslagen bestanden worden niet verwijderd door het resetten of verwijderen van OFAC. Verwijder niet meer benodigde kopieën op de betreffende opslaglocatie.

9Google Drive-back-up en Android-systeemback-up

Optionele Google Drive-back-up. Je koppelt zelf je Google-account en verleent via Google de machtiging voor het privé-appgegevensgebied (drive.appdata). OFAC krijgt daardoor geen algemene toegang tot je overige Drive-bestanden. Een handmatige back-up wordt op jouw verzoek overgedragen; automatische back-ups draaien alleen na aanvullende activering en volgens jouw schema.

De back-up wordt vóór de overdracht versleuteld met AES-256-GCM en je wachtwoord. De aanbieder en het Drive-transport ontvangen de ontsleutelingssleutel niet. Google verwerkt de versleutelde container en met name account-, verbindings- en bestandsmetagegevens, waaronder bestandsgrootte en tijdstip van de back-up. De inhoudsversleuteling verbergt deze metagegevens niet.

Voor Drive kan OFAC het back-upwachtwoord op dit apparaat opslaan, versleuteld onder een Android-Keystore-sleutel. Het wordt niet aan Google of de aanbieder doorgegeven. Het opgeslagen wachtwoord kan in OFAC worden verwijderd; daarmee wordt de automatisering uitgeschakeld. Het uitsluitend uitschakelen van het schema moet worden onderscheiden van het verwijderen van het wachtwoord.

OFAC bewaart één actuele Drive-back-up. Pas na het succesvol uploaden van een nieuwe back-up worden oudere back-upobjecten verwijderd. Onderbreek je een handeling, dan kunnen tijdelijk meerdere objecten aanwezig zijn. Het loskoppelen van het account, het uitschakelen van de automatisering, het verwijderen van het wachtwoord of het verwijderen van de app wissen het bestaande Drive-bestand niet automatisch. Via het beheer van verbonden apps in Google Drive kun je OFAC-appgegevens verwijderen; toegangsmachtigingen beheer je in je Google-account.

De Drive-dienst wordt door Google geleverd; voor gebruikers in de Europese Economische Ruimte is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, de in de privacyverklaring van Google genoemde verwerkingsverantwoordelijke. De door jou gevraagde back-upfunctie dient de uitvoering van de overeenkomst conform art. 6, lid 1, onder b) AVG, voor zover de aanbieder daarbij persoonsgegevens verwerkt. De verwerking door Google valt onder haar eigen privacyverklaring. Een accountmachtiging in Android staat niet gelijk aan een algemene toestemming voor andere verwerkingsdoeleinden.

Android-systeemback-up. De automatische Android-back-up en de overdracht van apparaat naar apparaat via het systeem zijn uitgeschakeld voor de persistente OFAC-gegevens. Dat belet een door jou geactiveerde OFAC-Drive-back-up niet. Bij een apparaatwissel herstel je zelf een OFAC-back-up met het bijbehorende wachtwoord.

10De app verkrijgen via Google Play

OFAC wordt verspreid via de Google Play Store. Bij het downloaden en bijwerken van de app verwerkt Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, onder eigen verantwoordelijkheid persoonsgegevens, met name je Google-account-ID, apparaat- en installatie-informatie en je downloadgeschiedenis.

De aanbieder van de app heeft geen invloed op deze verwerking en ontvangt daarover ook geen persoonsgegevens. In de Google Play Console worden alleen samengevatte, geanonimiseerde statistieken over installaties en crashes getoond, waaruit geen conclusies over individuele personen kunnen worden getrokken.

In de app zijn geen aankoop- of betaalfuncties actief. Er worden dus geen betaalgegevens verzameld of verwerkt.

Details vind je in de privacyverklaring van Google: policies.google.com/privacy

11Ontvangers en internationale verwerking

Je agenda-, dienst-, tijd- en beloningsinhoud wordt niet naar OFAC-servers gestuurd. De optionele Drive-back-up draagt de versleutelde back-up en technische metagegevens over aan Google. Overige ontvangers bepaal je zelf bij het exporteren, afdrukken of opslaan.

Google verwerkt gegevens ook op wereldwijd verspreide servers. Een uitsluitende verwerking binnen de EU of de EER wordt hier daarom niet toegezegd. Google beschrijft de gebruikte doorgiftemechanismen, waaronder adequaatheidsbesluiten en standaardcontractbepalingen, in haar kaders voor gegevensdoorgiften. Reikwijdte en rechtsgronden van de verwerking door Google worden toegelicht in de privacyverklaring van Google.

OFAC gebruikt geen gegevens voor reclame of profilering. Feestdagen worden lokaal berekend; een functie voor schoolvakanties is niet opgenomen.

12Toegang tot informatie op je eindapparaat

Het opslaan van informatie op je eindapparaat en de toegang daartoe beperken zich, zowel op deze website als in de app, tot wat strikt noodzakelijk is om de door jou uitdrukkelijk gevraagde functies te leveren. Een toestemming is hiervoor conform § 25, lid 2, nr. 2 van de Duitse wet TDDDG niet nodig. Op geen enkel moment wordt informatie opgeslagen of uitgelezen voor analyse-, bereikmetings- of reclamedoeleinden.

13Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten: inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) en bezwaar (art. 21).

Voor de app betekent dit in de praktijk: de aanbieder heeft geen kopie van je lokale agenda- en werktijdinhoud. Het bewerken en verwijderen ervan beheer je in de app; extern opgeslagen kopieën verwijder je bij de gekozen dienst. Je wettelijke rechten jegens de betreffende verwerkingsverantwoordelijke blijven bestaan. Je oefent deze rechten rechtstreeks zelf uit:

• Inzage en raadpleging: volledig via de app op je apparaat
• Rectificatie: door de betreffende items in de app te bewerken
• Wissing: via de in sectie 6 beschreven wegen
• Gegevensoverdraagbaarheid: via de back-up- en exportfuncties van de app

Voor websitetoegangsgegevens en e-mailcorrespondentie, en voor alle vragen over gegevensbescherming, bereik je de aanbieder via info@theofac.com.

Voor gegevens die via het websupportsysteem worden verzonden, kan de aanbieder daarentegen wel persoonsgegevens verwerken. Rechten met betrekking tot een supportaanvraag kun je onder vermelding van het aanvraagnummer uitoefenen via info@theofac.com. De lokale appdatabase staat hier los van en blijft voor de aanbieder onzichtbaar.

14Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Onverminderd andere rechtsmiddelen heb je het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, met name in de lidstaat van je verblijfplaats, je werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.

Bevoegd voor de aanbieder is:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (Saksische functionaris voor gegevensbescherming en transparantie)
Maternistraße 17
01067 Dresden

Postadres: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden
E-mail: post@sdtb.sachsen.de
Web: www.datenschutz.sachsen.de

15Kinderen en jongeren

OFAC richt zich op werkende volwassenen en is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. Er worden niet gericht gegevens van kinderen verzameld.

16Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt aangepast zodra de website of de functies van de app wijzigen op een manier die relevant is voor de gegevensbescherming, bijvoorbeeld door de introductie van accounts, synchronisatie, agenda delen, aankoopfuncties of crashrapporten. De geldende versie is te raadplegen op https://theofac.com/nl/privacy/, via de vermelding in de Google Play Store en in de app onder “Privacyverklaring”. De datum van de laatste wijziging vind je aan het begin van dit document.