Confidentialité.

1Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

Thomas Möbius
Geschwister-Scholl-Str. 4
04808 Wurzen
Allemagne

E-mail : info@theofac.com

Aucun délégué à la protection des données n’a été désigné, les conditions légales requises n’étant pas réunies.

2L’essentiel en bref

OFAC enregistre le calendrier, les postes, les temps de travail, la rémunération et les réglages en local sur votre appareil. L’éditeur n’exploite pour cela aucun compte utilisateur OFAC et ne reçoit pas ces contenus.

Si vous connectez Google Drive et déclenchez une sauvegarde, OFAC transfère vers votre compte Google un fichier de sauvegarde déjà chiffré sur l’appareil. Un calendrier activé en complément exécute cette sauvegarde automatiquement. Google reçoit alors également des métadonnées de connexion et de fichier. La sauvegarde système d’Android reste, indépendamment de cela, désactivée.

Il n’existe aucun SDK publicitaire ou d’analyse d’usage, ni aucun service externe actif de rapport de plantage. Les exports et les impressions sont transmis par vous-même vers la destination de votre choix. Sur le site, des données techniques d’accès sont générées ; les détails figurent à la section 3.

Import de calendrier ICS : un fichier ICS que vous avez sélectionné dans la boîte de dialogue de fichiers d’Android est lu et vérifié exclusivement sur l’appareil. OFAC ne transfère pas ce fichier vers un serveur OFAC et n’accède pas, pour cela, au calendrier du système Android.

3Utilisation de ce site

Données d’accès

Lorsque vous consultez theofac.com, le serveur web traite automatiquement les données transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de l’accès, page consultée, page visitée précédemment, type et version du navigateur ainsi que système d’exploitation.

Ce traitement est techniquement nécessaire pour fournir le site et sécuriser son fonctionnement, par exemple contre les attaques et les surcharges. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; l’intérêt légitime réside dans la mise à disposition stable et sécurisée du site. Les données ne sont pas croisées avec d’autres sources de données et ne sont pas exploitées pour identifier des personnes. Les journaux du serveur sont supprimés au plus tard après 14 jours.

Hébergement

Le site fonctionne sur un serveur virtuel dédié que le responsable du traitement exploite et configure lui-même. Les journaux du serveur se trouvent exclusivement sur ce serveur.

L’infrastructure sous-jacente est fournie par

netcup GmbH
Emmy-Noether-Straße 10
76131 Karlsruhe

en tant que sous-traitant, sur la base d’un contrat conforme à l’art. 28 du RGPD. Le serveur est situé au sein de l’Union européenne. Aucun transfert vers des pays tiers n’a lieu.

Cookies et mesure d’audience

Ce site n’utilise aucun cookie d’analyse, de marketing ou de suivi et n’intègre ni polices externes, ni cartes, ni vidéos, ni autres contenus de tiers. Une demande de consentement n’est donc pas nécessaire.

Pour la langue du site expressément choisie, le cookie techniquement nécessaire ofac_language est enregistré. Après confirmation de l’avis sur les cookies, ofac_cookie_notice est également enregistré. Tous deux ne contiennent que le réglage correspondant, s’appliquent à l’ensemble du site, ont une durée de vie maximale de douze mois et ne sont pas utilisés à des fins d’analyse, de marketing ou de suivi.

Prise de contact

Si vous nous écrivez par e-mail, nous traitons vos informations exclusivement pour traiter votre demande. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD lorsque la demande concerne un contrat, et sinon l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Votre message est supprimé dès qu’il n’est plus nécessaire et qu’aucun délai légal de conservation ne s’y oppose.

Formulaire de support et tickets de support

Si vous utilisez le formulaire de support sur theofac.com, le serveur traite les informations que vous saisissez afin de traiter votre demande : nom, adresse e-mail, catégorie, objet, message et langue choisie pour le formulaire. Vous pouvez en option joindre au maximum deux captures d’écran au format JPEG ou PNG, de 5 Mo chacune au plus.

Le nom et l’adresse e-mail sont chiffrés au moyen d’une « sealed box » à clé publique avant d’être écrits dans la base de données du support. Le site public ne possède que la clé de chiffrement et ne peut ensuite pas déchiffrer lui-même ces valeurs. Pour la reconnaissance de l’adresse e-mail, un index aveugle HMAC irréversible est en outre enregistré. Le texte du message, l’objet, la catégorie, le statut du ticket ainsi que les métadonnées techniques des pièces jointes sont enregistrés pour le traitement du dossier. Les pièces jointes sont stockées sous des noms de fichier aléatoires, avec des droits d’accès restreints, en dehors du répertoire web accessible publiquement.

Pour se protéger contre les abus, le système de support utilise des valeurs de hachage HMAC irréversibles de l’adresse IP du client et de l’user-agent tronqué, ainsi que des nonces de formulaire de courte durée et des limitations de débit. L’adresse IP brute peut par ailleurs figurer dans les journaux du serveur web décrits dans la présente section. Les journaux d’erreurs du point d’accès du support sont conçus de manière à ne consigner ni le contenu des messages, ni les adresses e-mail, ni les adresses IP en clair.

Pour la page d’état, un jeton d’accès aléatoire est généré. Seul son hachage SHA-256 est enregistré sur le serveur ; l’accès technique expire après 365 jours et, pour un dossier clôturé, dès 30 jours après sa clôture. Le lien comportant le numéro de dossier et le jeton est envoyé à l’adresse e-mail indiquée et doit être traité de manière confidentielle. L’expiration du lien ne supprime pas le contenu du ticket ; un dossier de support est toutefois supprimé automatiquement six mois après sa clôture, avec tous les messages, notes internes et pièces jointes. Les dossiers non clôturés restent enregistrés jusqu’à leur clôture.

La base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD dans la mesure où la demande concerne l’utilisation ou la fourniture d’OFAC, et sinon l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. L’intérêt légitime réside dans le traitement des demandes de support ainsi que dans l’exploitation sécurisée et résistante aux abus du système de support.

Demandes de support par e-mail

Si vous écrivez directement à support@theofac.com, nous créons également un dossier à partir de votre message et traitons les informations qu’il contient comme décrit ci-dessus ; le nom et l’adresse e-mail sont enregistrés de la même manière sous forme chiffrée, et les images JPEG ou PNG sont reprises comme pièces jointes. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD, et pour les demandes liées à un contrat l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD. Les réponses à un e-mail de support sont rattachées au dossier existant à l’aide du numéro de dossier. Les messages que notre serveur de messagerie classe comme spam ne deviennent pas des dossiers ; ils sont conservés temporairement sous forme chiffrée, supprimés automatiquement au plus tard après 30 jours et ne sont traités ultérieurement que si le classement s’avère erroné. Les dossiers issus d’un e-mail sont eux aussi supprimés six mois après leur clôture.

4Données traitées par l’application sur votre appareil

Vous décidez vous-même des informations que vous saisissez dans OFAC. Selon les fonctions utilisées, il peut s’agir de :

Planification du service et des postes Postes, modèles de postes et rotations, horaires de service, affectations aux jours du calendrier.

Rendez-vous et entrées du calendrier Titre, description, notes, lieu, date et heure, catégories et couleurs, heures de rappel.

Temps de travail et suivi du temps Temps de travail et de pause enregistrés, comparaisons entre temps prévu et réel, heures supplémentaires, corrections de jours individuels.

Informations relatives à la rémunération Si vous utilisez ces fonctions : taux horaires, majorations et primes, ainsi que les analyses calculées à partir de ceux-ci.

Absences Informations sur les congés, la récupération ou les jours de maladie, dans la mesure où vous les saisissez.

Réglages et déverrouillage Pays et région choisis pour le calcul facultatif des jours fériés, réglages d’affichage et de thème, langue, réglages des rappels, état des étapes de configuration terminées ainsi que l’état de déverrouillage des fonctions de l’application enregistré en local.

Remarque sur les informations particulièrement sensibles

Les entrées relatives aux jours de maladie ainsi que les textes libres tels que « Rendez-vous médical » peuvent constituer des données de santé au sens de l’art. 9 du RGPD. Ces informations sont traitées en local. Si vous créez une sauvegarde, elles peuvent figurer dans le contenu chiffré de la sauvegarde ; lors d’un export ou d’une impression, elles peuvent être restituées en clair. Veuillez en tenir compte lorsque vous créez et transmettez des sauvegardes ou des fichiers d’export (voir section 8).

Import ICS et données techniques d’origine

Après un import ICS confirmé, OFAC enregistre, en plus des entrées de calendrier sélectionnées, des informations techniques d’origine dans la base de données locale chiffrée. Il s’agit notamment d’un identifiant d’opération d’import avec horodatage et compteur de résultats, ainsi que d’identifiants techniques d’origine et d’empreintes de contrôle des entrées importées. Ces informations servent exclusivement à reconnaître les réimports inchangés, les modifications locales et les entrées d’import supprimées auparavant en local. L’information d’origine d’une entrée importée peut être conservée après sa suppression locale et n’est supprimée qu’avec l’ensemble des données locales de l’application. Elle fait partie d’une sauvegarde de la base de données OFAC.

5Finalités et bases juridiques de l’utilisation de l’application

Le traitement sur votre appareil sert exclusivement à fournir les fonctions de l’application que vous avez demandées : la planification des postes et des rendez-vous, l’enregistrement et l’analyse des temps de travail ainsi que le rappel des événements à venir.

Dans la mesure où le traitement relève du champ d’application du RGPD, il repose sur l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat d’utilisation relatif à la mise à disposition de l’application). Si vous saisissez volontairement des informations relevant de l’art. 9 du RGPD, par exemple des jours de maladie, cela s’effectue sur la base de l’art. 9, par. 2, point a) du RGPD, par votre propre saisie.

Si vous utilisez OFAC exclusivement à des fins personnelles, l’exception domestique de l’art. 2, par. 2, point c) du RGPD s’applique en règle générale à vous en tant qu’utilisateur. Si, en revanche, vous utilisez l’application à titre professionnel pour planifier des données d’autres personnes, par exemple en tant que responsable d’équipe, vous êtes vous-même responsable de ce traitement au regard de la protection des données.

6Stockage, sécurité et durée de conservation dans l’application

Vos données sont stockées dans une base de données locale, à l’intérieur de l’espace de stockage protégé propre à l’application sur votre appareil. Pour protéger ces données, OFAC met en œuvre les mesures suivantes :

• Base de données chiffrée : la base de données est chiffrée avec SQLCipher en AES-256.
• Gestion des clés : une clé du Keystore Android protège la phrase secrète de la base de données, stockée séparément dans l’espace privé de l’application. La protection matérielle dépend de l’appareil. L’éditeur ne reçoit ni la clé ni la phrase secrète.
• Bac à sable de l’application : les autres applications ne peuvent pas accéder à cet espace de stockage.
• Aucun trafic réseau non chiffré : l’application est configurée de manière à ce que les connexions non chiffrées soient bloquées par le système.

Les données restent enregistrées jusqu’à ce que vous les supprimiez vous-même. Vous disposez pour cela de trois moyens :

• suppression d’entrées individuelles dans l’application,
• réinitialisation complète des données locales via la fonction « Supprimer les données locales » dans les réglages,
• désinstallation de l’application ou suppression des données de l’application dans les paramètres Android sous « Applications → OFAC → Stockage ».

Une restauration par l’éditeur n’est ni possible ni prévue.

7Autorisations et accès à l’appareil

OFAC ne demande que les autorisations strictement nécessaires à la fonction concernée :

Notifications (POST_NOTIFICATIONS) Nécessaire pour vous rappeler les postes et les rendez-vous. Les notifications sont générées entièrement en local sur votre appareil. Aucun envoi via des services push n’a lieu. Vous pouvez révoquer l’autorisation à tout moment dans les paramètres Android ; les rappels sont alors supprimés.

Alarmes exactes (USE_EXACT_ALARM, sur Android 12 et 12L SCHEDULE_EXACT_ALARM) Nécessaire pour que les rappels se déclenchent à l’heure souhaitée et sans retard. Cela concerne en particulier les rappels de début de poste. Aucune donnée n’est transmise dans ce cadre.

Réception du démarrage du système (RECEIVE_BOOT_COMPLETED) Après un redémarrage de l’appareil, les alarmes programmées sont perdues du fait du système. OFAC utilise cette autorisation exclusivement pour reprogrammer les rappels que vous avez déjà activés. Aucune donnée n’est collectée, lue ou transmise dans ce cadre.

Sélection de fichiers pour l’import, la sauvegarde, l’export et l’impression OFAC utilise le Storage Access Framework d’Android. Pour l’import ICS, seul le fichier que vous avez sélectionné dans le sélecteur du système est lu. Pour la sauvegarde, l’export et l’impression, l’accès ne porte que sur le fichier ou le dossier que vous désignez vous-même, et uniquement dans le cadre de l’opération concernée. Aucune autorisation générale de stockage n’est demandée.

OFAC ne demande aucun accès à la localisation, aux contacts, à la caméra, au microphone, à l’état du téléphone ni au calendrier du système.

Internet (INTERNET) L’autorisation technique figure dans le manifeste et est accordée sans boîte de dialogue à l’exécution. Elle permet notamment la sauvegarde Google Drive que vous avez activée. L’adaptateur de configuration OFAC prévu ne possède aucun appelant en production ; aucun adaptateur de version des jours fériés n’est inclus. Le calcul des jours fériés s’effectue en local.

8Import ICS, sauvegarde locale, export et impression

Import de calendrier ICS

OFAC ne lit un fichier ICS qu’après votre sélection explicite via le sélecteur du système Android. Le fichier est lu en local dans les limites de taille et de sécurité mises en œuvre, vérifié structurellement et traité sous forme d’aperçu. Les URL externes, pièces jointes ou autres contenus référencés dans le fichier ICS ne sont ni chargés ni exécutés. Les informations qui ne peuvent pas être reprises, telles que les participants, l’organisateur, les pièces jointes ainsi que certains champs de texte libre, ne sont pas importées dans OFAC.

Ce n’est qu’après votre confirmation finale que les entrées de calendrier sélectionnées et les données techniques d’origine décrites à la section 4 sont écrites dans la base de données locale chiffrée. Si vous quittez un import non encore confirmé, l’aperçu est abandonné ; le fichier source sélectionné n’est pas conservé de façon permanente sous forme de copie dans OFAC. Aucun envoi vers OFAC n’a lieu.

Sauvegarde locale, export et impression

Une sauvegarde locale OFAC est d’abord créée dans l’espace privé de l’application. Grâce au téléchargement, vous enregistrez une copie supplémentaire à l’emplacement de votre choix. Les deux fichiers sont chiffrés avec votre mot de passe de sauvegarde. Le mot de passe d’une sauvegarde locale manuelle n’est pas conservé de façon permanente. Sans ce mot de passe, une restauration n’est pas possible.

Les exports ICS, CSV et JSON ainsi que les impressions ne sont pas protégés par le chiffrement des sauvegardes OFAC. Ils peuvent contenir des données personnelles en clair. Si vous choisissez un autre service comme destination de stockage ou de transmission, celui-ci traite les fichiers transmis selon ses propres conditions.

Les fichiers stockés à l’extérieur ne sont pas supprimés par la réinitialisation ou la désinstallation d’OFAC. Supprimez les copies devenues inutiles à l’emplacement où elles se trouvent.

9Sauvegarde Google Drive et sauvegarde système Android

Sauvegarde Google Drive facultative. Vous connectez vous-même votre compte Google et accordez via Google l’autorisation d’accéder à l’espace de données privé de l’application (drive.appdata). OFAC n’obtient ainsi aucun accès général à vos autres fichiers Drive. Une sauvegarde manuelle est transférée à votre demande ; les sauvegardes automatiques ne s’exécutent qu’après une activation supplémentaire et selon votre calendrier.

La sauvegarde est chiffrée avec AES-256-GCM et votre mot de passe avant le transfert. L’éditeur et le transport Drive ne reçoivent pas la clé de déchiffrement. Google traite le conteneur chiffré ainsi que, en particulier, les métadonnées de compte, de connexion et de fichier, dont la taille du fichier et l’horodatage de la sauvegarde. Le chiffrement du contenu ne masque pas ces métadonnées.

Pour Drive, OFAC peut enregistrer le mot de passe de sauvegarde sur cet appareil, chiffré sous une clé du Keystore Android. Il n’est transmis ni à Google ni à l’éditeur. Le mot de passe enregistré peut être supprimé dans OFAC ; cela désactive l’automatisation. La simple désactivation du calendrier doit être distinguée de la suppression du mot de passe.

OFAC conserve une sauvegarde Drive actuelle. Ce n’est qu’après le téléversement réussi d’une nouvelle sauvegarde que les anciens objets de sauvegarde sont supprimés. Si vous interrompez une opération, plusieurs objets peuvent temporairement coexister. La déconnexion du compte, la désactivation de l’automatisation, la suppression du mot de passe ou la désinstallation ne suppriment pas automatiquement le fichier Drive existant. Vous pouvez supprimer les données d’application OFAC via la gestion des applications connectées dans Google Drive ; vous gérez les autorisations d’accès dans votre compte Google.

Le service Drive est fourni par Google ; pour les utilisateurs de l’Espace économique européen, le responsable du traitement désigné dans la politique de confidentialité de Google est Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. La fonction de sauvegarde que vous avez demandée sert à l’exécution du contrat conformément à l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD, dans la mesure où l’éditeur traite alors des données personnelles. Le traitement par Google est régi par sa propre politique de confidentialité. Une autorisation de compte dans Android n’équivaut pas à un consentement général à d’autres finalités de traitement.

Sauvegarde système Android. La sauvegarde automatique d’Android et le transfert d’appareil par le système sont désactivés pour les données persistantes d’OFAC. Cela n’empêche pas une sauvegarde OFAC sur Drive que vous avez activée. Lors d’un changement d’appareil, vous restaurez vous-même une sauvegarde OFAC avec le mot de passe correspondant.

10Obtention de l’application via Google Play

OFAC est distribuée via le Google Play Store. Lors du téléchargement et de la mise à jour de l’application, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande, traite sous sa propre responsabilité des données personnelles, notamment l’identifiant de votre compte Google, des informations sur l’appareil et l’installation ainsi que votre historique de téléchargement.

L’éditeur de l’application n’a aucune influence sur ce traitement et ne reçoit à ce titre aucune donnée personnelle. Dans la Google Play Console, seules des statistiques agrégées et anonymisées sur les installations et les plantages sont affichées, dont aucune déduction sur des personnes individuelles n’est possible.

Aucune fonction d’achat ou de paiement n’est active dans l’application. Aucune donnée de paiement n’est donc collectée ni traitée.

Pour plus de détails, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google : policies.google.com/privacy

11Destinataires et traitement international

Vos contenus de calendrier, de postes, de temps et de rémunération ne sont pas envoyés à des serveurs OFAC. La sauvegarde Drive facultative transfère la sauvegarde chiffrée et des métadonnées techniques à Google. Vous déterminez vous-même les autres destinataires lors de l’export, de l’impression ou de l’enregistrement.

Google traite également des données sur des serveurs répartis dans le monde entier. Un traitement exclusivement au sein de l’UE ou de l’EEE n’est donc pas garanti ici. Google décrit les mécanismes de transfert utilisés, y compris les décisions d’adéquation et les clauses contractuelles types, dans ses cadres applicables aux transferts de données. L’étendue et les bases juridiques du traitement par Google sont expliquées dans la politique de confidentialité de Google.

OFAC n’utilise aucune donnée à des fins publicitaires ou de profilage. Les jours fériés sont calculés en local ; aucune fonction de vacances scolaires n’est incluse.

12Accès aux informations de votre terminal

Le stockage d’informations sur votre terminal et l’accès à celles-ci se limitent, tant sur ce site que dans l’application, à ce qui est strictement nécessaire pour fournir les fonctions que vous avez expressément demandées. Un consentement n’est pas requis à cet effet conformément au § 25, al. 2, n° 2 de la loi allemande TDDDG. À aucun moment des informations ne sont enregistrées ou lues à des fins d’analyse, de mesure d’audience ou de publicité.

13Vos droits

Le RGPD vous confère les droits suivants : accès (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), limitation du traitement (art. 18), portabilité des données (art. 20) et opposition (art. 21).

Pour l’application, cela signifie concrètement : l’éditeur ne possède aucune copie de vos contenus locaux de calendrier et de temps de travail. Vous contrôlez leur modification et leur suppression dans l’application ; vous supprimez les copies stockées à l’extérieur auprès du service choisi. Vos droits légaux à l’égard du responsable concerné demeurent. Vous exercez directement ces droits vous-même :

• Accès et consultation : intégralement via l’application sur votre appareil
• Rectification : en modifiant les entrées concernées dans l’application
• Effacement : par les moyens décrits à la section 6
• Portabilité des données : via les fonctions de sauvegarde et d’export de l’application

Pour les données d’accès au site et la correspondance par e-mail, ainsi que pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez joindre l’éditeur à l’adresse info@theofac.com.

Pour les données transmises via le système de support web, l’éditeur peut en revanche traiter des données personnelles. Vous pouvez faire valoir vos droits relatifs à un dossier de support en indiquant le numéro de dossier à l’adresse info@theofac.com. La base de données locale de l’application en est distincte et reste inaccessible à l’éditeur.

14Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Sans préjudice d’autres recours, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée.

L’autorité compétente pour l’éditeur est :

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (commissaire saxonne à la protection des données et à la transparence)
Maternistraße 17
01067 Dresden

Adresse postale : Postfach 11 01 32, 01330 Dresden
E-mail : post@sdtb.sachsen.de
Web : www.datenschutz.sachsen.de

15Enfants et adolescents

OFAC s’adresse aux adultes exerçant une activité professionnelle et n’est pas destinée à être utilisée par des enfants. Aucune donnée d’enfants n’est collectée de manière ciblée.

16Modifications de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité est adaptée dès que le site ou les fonctions de l’application changent de manière pertinente au regard de la protection des données, par exemple par l’introduction de comptes, de la synchronisation, du partage de calendrier, de fonctions d’achat ou de rapports de plantage. La version en vigueur est consultable à l’adresse https://theofac.com/fr/confidentialite/, via la fiche du Google Play Store ainsi que dans l’application sous « Politique de confidentialité ». La date de la dernière modification figure au début de ce document.